Regulamin korzystania z systemu 

§1 

Definicje 

1. Regulamin - niniejszy dokument; 
2. System – teleinformatyczny system obsługi zgłoszeń umożliwiający zgłaszanie, za pośrednictwem Serwisu lub Aplikacji, według określonych kategorii, informacji dotyczących nieprawidłowości w funkcjonowaniu elementów infrastruktury w przestrzeni publicznej Gminy Suwałki, a także za pomocą którego Usługodawca może informować Użytkowników o wydarzeniach z życia Gminy Suwałki oraz odpowiadać na zadane pytania. W skład Systemu wchodzi: 
   1. Aplikacja – bezpłatna aplikacja mobilna, w ramach której świadczone są usługi drogą elektroniczną na posiadanym przez Użytkownika Urządzeniu mobilnym. Aplikację można pobrać ze sklepu Google Play (dla systemu Android) oraz AppStore (dla systemu iOS).
   2. Serwis - portal internetowy za pomocą którego Usługodawca świadczy usługi drogą elektroniczną; 

SYSTEM NIE SŁUŻY DO PRZEKAZYWANIA ZGŁOSZEŃ O NAGŁYCH ZDARZENIACH, NP. WYPADKACH, POŻARACH, KATASTROFACH  ORAZ O INNYCH SYTUACJACH ZAGRAŻAJĄCYCH ZDROWIU LUB ŻYCIU, KTÓRE  POWINNY BYĆ ZGŁASZANE NA NUMERY ALARMOWE; SYSTEM NIE SŁUŻY RÓWNIEŻ DO SKŁADANIA WNIOSKÓW. 

3. Usługa – usługa w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, świadczona przez Usługodawcę na rzecz Użytkownika na podstawie Regulaminu; polegająca na umożliwieniu komunikacji między Użytkownikiem i Usługodawcą za pośrednictwem Systemu; 
4. Usługodawca – Gmina Suwałki, z siedzibą 16-400 Suwałki, ul. Świerkowa 45, który jest jednocześnie Administratorem Systemu, 
5. Strony – Usługodawca i Użytkownik; 
6. Urządzenie – telekomunikacyjne urządzenie końcowe w rozumieniu art. 2 pkt. 43 ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. - Prawo telekomunikacyjne, urządzenie telekomunikacyjne przeznaczone do podłączenia bezpośrednio lub pośrednio do zakończeń sieci (np. komputer, laptop), w tym także końcowe urządzenie mobilne (np. smartfon, tablet); 
7. Użytkownik – każda osoba fizyczna korzystająca z Systemu za pośrednictwem Aplikacji lub Serwisu; 
8. Zarejestrowany Użytkownik - Użytkownik, który założył konto w Systemie poprzez Aplikację; 
9. Komunikat - informacja lub powiadomienie Push o wydarzeniach lub informacje ze strony Systemu; 
10. Zgłoszenie – tekstowa lub fotograficzna informacja dotycząca nieprawidłowości w funkcjonowaniu elementów infrastruktury w przestrzeni publicznej Gminy Suwałki, wprowadzone do Systemu przez Użytkownika. 

§2

Postanowienia ogólne 

1. Usługodawca jest jednostką samorządu terytorialnego. 
2. Kontakt z Usługodawcą jest możliwy w każdym dniu roboczym  tj. od poniedziałku do piątku (z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy) w godzinach pracy Urzędu:  
   • korespondencyjnie lub osobiście pod adresem: Urząd Gminy Suwałki, Aplikacja Mobilna, 16-400 Suwałki, ul. Świerkowa 45, 
   • przez pocztę elektroniczną na adres email: sekretariat@gmina.suwałki.pl
3. Użytkownik zobowiązany jest do zapoznania się z treścią Regulaminu, który ustanawia aktualne zasady oraz warunki korzystania z Usług dostępnych w Systemie. 
4. Używanie Systemu jest równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu. 
5. Rejestracja danych kontaktowych w Systemie jest jednoznaczna z dobrowolnym wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów realizacji zgłoszeń i powiadamiania.
6. Użytkownik zobowiązuje się nie dokonywać celowego zakłócania działania systemów komputerowych, serwerów i sieci Usługodawcy a także nie dokonywać samowolnych ingerencji i zmian w Systemie.  

§3

Rodzaje Usług 

1. Usługodawca świadczy: 
2. Usługi świadczone przez Usługodawcę są usługami nieodpłatnymi. Użytkownik ponosi jedynie koszty zgodnie z umowami łączącymi go z operatorami telekomunikacyjnymi. 
   1. usługę obsługi Zgłoszeń Użytkowników – polegającą na umożliwieniu przesłania przez Użytkownika, przez System, informacji tekstowej lub fotograficznej z opisem dotyczącym nieprawidłowości w funkcjonowaniu elementów infrastruktury w przestrzeni publicznej Gminy Suwałki  w celu podjęcia interwencji, lub umożliwieniu przesłania pytania oraz udzielenia przez Usługodawcę odpowiedzi na pytanie, 
   2. usługę powiadamiania– polegającą na umieszczaniu, przez Usługodawcę, w ogólnodostępnej części Systemu, komunikatów oraz  powiadomień, wydarzeń. 
3. Zgłoszenie może być publikowane w Systemie po weryfikacji przez Usługodawcę. 
4. Treść Zgłoszenia musi odpowiadać wybranej kategorii Zgłoszeń. 
5. Użytkownik ponosi odpowiedzialność za ewentualne roszczenia związane                                       z naruszeniem praw osób trzecich.  
6. Zgłoszenia zawierające niepełny, niezrozumiały lub nieprecyzyjny opis (w tym także nieprecyzyjne określenie lokalizacji, uniemożliwiające podjęcie interwencji), lub niezgodne z kategorią Zgłoszeń, zostaną odrzucone.  W przypadku duplikatu zgłoszenia zostanie powiązane w Systemie tematycznie z wcześniejszymi zgłoszeniami. 
7. Przyjęcie Zgłoszenia przez Usługodawcę nie jest jednoznaczne z jego realizacją. 

§4

Rejestracja, zarządzanie kontem i zasady korzystania 

1. Z Systemu może korzystać każda osoba fizyczna. 
2. Użytkownicy mogą korzystać z Systemu, jako zarejestrowani Użytkownicy. 
3. System dostępny jest w sklepie Google Play/App Store. 
4. Rejestracja w Systemie powoduje utworzenie konta Użytkownika, w którym dostępne będą: 
   1.  podane przy rejestracji dane profilowe Użytkownika, 
   2.  lista zgłoszonych przez Użytkownika Zgłoszeń oraz ich bieżący status. 
5. Informacja w profilu Użytkownika o numerze telefonu umożliwia kontakt w zgłoszonej sprawie. 
6. Użytkownik może zarejestrować się poprzez:  
   1. kontem na portalu społecznościowym - Facebook lub
   2. kontem dla usługi Google lub
   3. zalogowanie się do Systemu: 
   4. założenie konta w Systemie. 
7. Konto zarejestrowanego Użytkownika, jest aktywne w Systemie. 
8. W celu założenia konta w Systemie Użytkownik wprowadza następujące dane profilowe - zwane dalej „danymi profilowymi” :  
   1. adres email – który stanowić będzie login, 
   2. imię i nazwisko, 
   3. hasło, 
   4. telefon - fakultatywnie. 
9. Dane profilowe nie są publikowane w ogólnodostępnej części Systemu, a Użytkownik może je zmienić w każdym czasie. 
10. Użytkownik zobowiązany jest podać i utrzymywać dane profilowe zgodne ze stanem faktycznym.  
11. Po poprawnym podaniu danych profilowych, Użytkownik otrzymuje, na podany adres email, link aktywacyjny. Po kliknięciu w przesłany link, konto Użytkownika zostaje aktywowane. 
12. Login Użytkownika wraz z hasłem, wykorzystywane są do uwierzytelniania Użytkownika w trakcie logowania do Systemu. 
13. Dokonując rejestracji w Systemie Użytkownik potwierdza zapoznanie się z Regulaminem. 
14. Użytkownik zobowiązuje się nie udostępniać swojego hasła osobom trzecim pod rygorem poniesienia odpowiedzialności wynikającej z przepisów prawa. W przypadku uzyskania hasła przez osobę trzecią, a także w przypadku uzasadnionego podejrzenia takiej sytuacji, Użytkownik powinien niezwłocznie zmienić hasło. 
15. Rezygnacja ze świadczonej usługi przez Użytkownika następuje poprzez usunięcie konta z Aplikacji lub Serwisu.
16. Użytkownik może wskazać adres miejsca zdarzenia za pomocą automatycznej lokalizacji (wymagany włączony GPS) lub zaznaczenie punktu na mapie lub edytowanie adresu. Następnie wskazuje właściwą kategorię i podkategorię oraz uzupełnia opis. Istnieje możliwość dodania maksymalnie 3 zdjęć ułatwiających lokalizację zgłoszenia, które nie będą podlegały publikacji.
17. Po przyjęciu, zgłoszenia są publikowane w ogólnodostępnej części Systemu. Opisy mogą być moderowane przez Usługodawcę.
18. Administrator i Moderator Usługodawcy jest uprawniony do dokonywania wszelkich zmian w Systemie, w tym zmian w Zgłoszeniach Użytkowników.

§5 

Odpowiedzialność Użytkownika  

1. Użytkownik przyjmuje do wiadomości, że System wykorzystuje połączenie internetowe do wielu funkcji, a za dostęp do sieci Internet lub transmisję danych może być pobierana opłata zgodnie z cennikiem operatora (dostawcy). 
2. Użytkownicy odpowiedzialni są za wszelkie naruszenia obowiązującego prawa oraz postanowień Regulaminu podczas korzystania z Systemu, a w szczególności za treść Zgłoszeń. 
3. Zakazane jest wprowadzanie przez Użytkowników jakiejkolwiek treści o charakterze bezprawnym, w szczególności:  
   1. naruszających w jakikolwiek sposób obowiązujące prawo i dobre obyczaje, używane wulgaryzmów i treści obraźliwych, 
   2. wzywających do nienawiści rasowej, etnicznej, wyznaniowej, 
   3. zawierających treści pornograficzne, 
   4. pochwalających faszyzm, nazizm, komunizm, 
   5. propagujących przemoc, obrażających uczucia religijne, 
   6. uznawanych za spam lub reklamę. 
4. Użytkownik ponosi odpowiedzialność za wszelkie niezgodne z prawem działania w Systemie, w tym także za podanie niezgodnych ze stanem faktycznym informacji lub nieprawdziwych danych osobowych, za naruszenie dóbr osobistych lub praw autorskich i praw pokrewnych osób trzecich, a także za ujawnienie tajemnicy służbowej lub innej informacji poufnej. 
5. Usługodawca zastrzega sobie prawo do natychmiastowej odmowy świadczenia Usług wobec Użytkownika, w przypadku naruszenia lub uzasadnionego podejrzenia naruszenia przez Użytkownika obowiązującego prawa lub postanowień Regulaminu. 

§6
Odpowiedzialność Usługodawcy 

1. Usługodawca jest podmiotem udostępniającym drogą elektroniczną System, mający służyć rozwijaniu idei społeczeństwa obywatelskiego. W szczególności System wspiera aktywności obywatelskie dotyczące przestrzeni publicznej umożliwiając Użytkownikom zgłaszanie problemów do właściwych jednostek oraz umożliwiając komunikację związaną z ich rozwiązywaniem. 
2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za zakłócenia w prawidłowym funkcjonowaniu Systemu, a także za utratę danych Użytkownika, powstałą w wyniku działania siły wyższej, osób trzecich, a także w wyniku działania Usługodawcy podjętego w celu poprawy Systemu. Usługodawca zobowiązuje się, w miarę możliwości, informować z wyprzedzeniem Użytkowników o zakłóceniach w funkcjonowaniu Systemu, w szczególności o przerwach konserwacyjnych. 
3. Usługodawca nie odpowiada za działania osób trzecich polegające na niezgodnym z prawem lub Regulaminem,  wykorzystywaniu kont Użytkowników. 
4. Zawartość Systemu jest dostarczana w formie „jest, jaki jest”, w najszerszym zakresie dozwolonym przez prawo, z wyłączeniem wszelkiej gwarancji, wyraźnej lub domniemanej, co do treści lub sposobu funkcjonowania Systemu. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody wynikające z korzystania z Systemu, a także za treści w nim zawarte i nie udziela żadnych gwarancji, w tym także gwarancji przydatności do określonego celu, lub braku ukrytych, lub innych wad, lub braku błędów. W szczególności Usługodawca nie odpowiada wobec Użytkowników i osób trzecich za: 
   1. treści zamieszczane przez Użytkowników w Systemie, w tym za treść zamieszczanych Zgłoszeń i komentarzy, 
   2. jakiekolwiek szkody Użytkownika spowodowane nieprawidłowym zapisem lub odczytem treści przez Użytkowników, 
   3. sposób, w jaki konta Użytkownika będą wykorzystywane przez Użytkowników, 
   4. szkody powstałe w wyniku wyłączenia lub awarii systemu teleinformatycznego i awarii sieci energetycznej, 
   5. szkody powstałe w wyniku nieprawidłowego lub niepełnego funkcjonowania systemów zewnętrznych, z którymi współpracuje System, a mianowicie (m.in.) GPS i GPRS, 
   6. szkody powstałe w wyniku braku ciągłości dostarczania Usług, będącej następstwem okoliczności, za które Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności, 
   7. szkody powstałe w związku z udostępnieniem, bądź korzystaniem z Systemu, przez osoby trzecie, w szczególności z tytułu wykorzystania danych przez osoby nieuprawnione lub w celu niezgodnym z przeznaczeniem Systemu, 
   8. realizację Zgłoszeń, które zostały odrzucone, 
   9. za prawidłowe działanie Systemu na urządzeniu użytkowanym przez Użytkownika, przy czym Usługodawca podejmuje wszelkie działania, aby spektrum obsługiwanych urządzeń było jak największe. 

§7
Ochrona danych osobowych 

Obowiązek informacyjny 

 (Przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie Art. 6 ust.1 lit. e, RODO -  przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi) 

1. Administratorem danych osobowych Użytkownika jest  Urząd Gminy Suwałki z siedzibą przy ul. Świerkowej 45, 16-400 Suwałki. 
2. W sprawach związanych z ochroną swoich danych osobowych Użytkownik może się kontaktować z Inspektorem Ochrony Danych za pomocą e-mail:iod@gmina.suwalki.pl. 
3. Dane osobowe Użytkownika są przetwarzane na podstawie przepisów prawa w celu wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym. 
4. Niepodanie danych będzie skutkować brakiem możliwości korzystania z pełnej funkcjonalności Systemu.  
5. Dane osobowe Użytkownika będą udostępniane wyłącznie podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa . 
6. Do danych osobowych Użytkownika mogą mieć dostęp, wyłącznie na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania, podmioty zewnętrzne realizujące usługi na rzecz Gminy Suwałki, w szczególności firmy informatyczne świadczące usługi utrzymania i rozwoju systemów informatycznych w tym BIT Spółkę z o.o., z siedzibą: 00-854 Warszawa, al. Jana Pawła II 23. 
7. Dane osobowe Użytkownika będą gromadzone i przetwarzane na ogólnych zasadach wymienionych w pkt. 1-8 do czasu wyrejestrowania użytkownika z systemu. 
8. W związku z przetwarzaniem danych osobowych Użytkownika  jest on uprawniony do:  
   1. zakwestionowania prawidłowości danych osobowych lub podstawy prawnej ich przetwarzania, 
   2. potrzeby zapobieżenia usunięcia Państwa danych, pomimo wygaśnięcia prawnego tytułu do ich przetwarzania przez Urząd, w celu umożliwienia Państwu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, 
   3. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, 
   4. dostępu do swoich danych osobowych,  
   5. poprawiania swoich danych osobowych, 
   6. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, 
   7.  wniesienia żądania na adres, o którym mowa w pkt 2 lub  ograniczenia przetwarzania danych osobowych wyłącznie do ich przechowywania  w przypadku:
   8. wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. 

§8
Wymagania techniczne 

1. System stosuje pliki cookies. 
2. Użytkownik, w celu korzystania z Systemu, powinien zapewnić następujące wymagania techniczne:

1. przez Serwis: 
   1. przeglądarka internetowa dedykowana dla systemu operacyjnego,
   2. aktywne połączenie internetowe,
   3. odpowiednie ustawienia dotyczące obsługi plików cookies,
2. przez Aplikację: 
   1. system operacyjny Android w wersji min. 5.0, lub iOS w wersji min. 11.0,
   2. aktywne połączenie internetowe.
3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za niezależne od niego przeszkody, które uniemożliwiają lub utrudniają skorzystanie z Systemu.

§9 

Postępowanie reklamacyjne 

1. Reklamacje związane ze świadczeniem Usług, mogą być wysyłane na adres: sekretariat@gmina.suwalki.pl
2. Reklamacja powinna zawierać imię i nazwisko, email, telefon Użytkownika oraz wskazanie sprawy wraz ze wskazaniem żądania, uzasadnienia i ewentualnego zdjęcia. 
3. Użytkownik zostanie zawiadomiony o rozpatrzeniu reklamacji, na wskazany adres email Użytkownika, w terminie 14 (czternastu) dni roboczych od dnia jej otrzymania przez Usługodawcę. 

§10 

Zmiana Regulaminu 

1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu w dowolnym czasie, według swojego uznania. 
2. Użytkownik wyraża zgodę na przestrzeganie zmienionego Regulaminu przez instalację aktualizacji Systemu lub zaznaczenie zgody na zmianę Regulaminu. 
3. Jeżeli Użytkownik nie zgadza się na zmianę Regulaminu, powinien niezwłocznie zaprzestać korzystania z Systemu i usunąć jego ze swojego Urządzenia i zaprzestać korzystania z Systemu. 

§11 

Postanowienia końcowe 

1. Regulamin podlega publikacji w Systemie. 
2. Usługodawca dołoży wszelkich starań w celu zapewnienia prawidłowego działania Usługi, jednakże nie ponosi odpowiedzialności za zakłócenia działania Systemu z przyczyn niezależnych od niego. 
3. Za usługi telekomunikacyjne umożliwiające korzystanie z usługi odpowiadają wyłącznie ich operatorzy. 
4. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za korzystanie z Usługi niezgodnie z postanowieniami niniejszego Regulaminu i szkody tym spowodowane. 
5. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za przerwy w świadczeniu Usługi zaistniałe z przyczyn technicznych, wynikających z infrastruktury technicznej usługodawcy lub operatorów telefonii komórkowej (w szczególności konserwacja, przegląd, wymiana sprzętu), lub innych, niezależnych od Usługodawcy. 
6. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne przeciążenia sieci operatorów telekomunikacyjnych, które uniemożliwiają terminowe świadczenie Usługi. 
7. Usługodawca zastrzega sobie prawo zmiany postanowień Regulaminu bez powiadomienia Użytkownika w razie zmiany przepisów prawnych lub z innej ważnej przyczyny w tym zmian funkcjonalnych Systemu. 
8. Regulamin stanowi integralną część Zarządzenia oraz podlega prawu polskiemu i jurysdykcji sądów polskich.